SysInf/materiały na wykład/13_planowanie_prac_w_projekcie_informatycznym.ipynb

Systemy informatyczne

13. Planowanie prac w projekcie informatycznym[wykład]

Krzysztof Jassem (2023)

Harmonogram projektu

Harmonogram projektu to plan uzyskania celów projektu uwzględniający:

• podział pracy na etapy i zadania,
• przydział zasobów do zadań,
• terminy wykonania zadań.

1. Zasady planowania harmonogramu

1.1. Bierz pod uwagę ograniczenia

Ograniczenia

Ograniczenia to czynniki, które wpływają na realizację harmonogramu.

Rodzaje ograniczeń:

Wyróżniamy następujace typy ograniczeń:

• Ograniczenia czasowe
• Ograniczenia techniczne
• Ograniczenia organizacyjne

Ograniczenia czasowe

Ograniczenie czasowe to ramy czasowe, w których musi się zmieścić projekt lub jego etap.

• Rodzaje ograniczeń czasowych:

  • Nie wcześniej niż,
  • Nie później niż,
  • W konkretnym dniu.

• Przykłady ograniczeń czasowych:

  • wykonanie pewnego zadania jest uwarunkowane ukończeniem innego zadania,
  • projekt ma być zakończony w określonym terminie.

• Wskazówki: jak radzić sobie z ograniczaniami czasowymi?

  • Ustawiać zależności między zadaniami
  • Ustawiać hamronogram "od końca".

Ograniczenia techniczne

Ograniczenie techniczne to ograniczenia wynikające z przyczyn zewnętrznych, niezależnych od zespołu projektowego.

• Przykłady ograniczeń technicznych:

  • termin dostawy sprzętu,
  • załamanie pogody,
  • pandemia,
  • współpraca z podmiotami zewnętrznymi.

• Wskazówki: jak radzić sobie z ograniczeniami technicznymi?

  • Ustawiać zależność ZR (Zakończenie Rozpoczęcie) dla zadań zależnych od innych przedsiębiorstw,
  • Dodawać do zadań odstępy czasowe,
  • Dodawać rezerwę kierowniczą.

Ograniczenia organizacyjne

Ograniczenia organizacyjne to ograniczenia wynikające z zależności pomiędzy kilkoma projektami realizowanymi:

• w jednym zespole,

• przez daną osobę,

• z wykorzystaniem tych samych zasobów.

• Wskazówki: jak radzić sobie z ograniczeniami organizacyjnymi?

  • Odpowiednio zarządzać zasobami: technicznymi i ludzkimi,
  • Współdzielić zasoby między projektami,
  • Ustawiać indywidualne czasy pracy.

1.2. Zarządzaj zapasem czasu

Zapas czasu

Zapas czasu  to czas, o który może opóźnić się realizacja zadania, nie wpływając na termin ukończenia projektu.

Ścieżka krytyczna

Ścieżka krytyczna to sekwencja zadań od rozpoczęcia do zakończenia projektu, której czas przejścia jest najdłuższy.

Zadania na ścieżce krytycznej mają zerowy zapas czasu.

Przykład ścieżki krytycznej

Zarządzanie zapasem czasu może polegać na:

 * dodawaniu zapasu czasu do zadań obarczonych ryzykiem,  * dodawaniu zapasu czasu z powodów ograniczeń technicznych lub organizacyjnych,

• zmniejszaniu zapasu czasu (dla zadań leżących poza ścieżką krytyczną),
• analizie (i ew. modyfikacji) zadań leżących na ścieżce krytycznej.

1.3. Zarządzaj rezerwą kierowniczą

Rezerwa kierownicza to fikcyjne zadanie dodane na końcu siatki zadań. Czas na jego realizację to około 10-15% czasu całego projektu.

• Rezerwę kierowniczą dodajemy po stworzeniu całości harmonogramu.
• Tworząc rezerwę pomocniczą, pamiętaj o prawie Parkinsona.

Prawo Parkinsona

Praca będzie się rozrastać, aby wypełnić cały czas na nią przewidziany.

Prawo Parkinsona, źródło: https://www.timeflies.us/blog/what-is-parkinson-s-law-and-how-it-can-make-you-more-productive

2. Struktura podziału pracy

Struktura Podziału Pracy

Struktura Podziału Pracy to hierarchiczna reprezentacja podziału pracy w projekcie.

• Wykonanie prac w projekcie podzielone jest na etapy.
  • Etap jest częścią projektu, która musi być dokończona przed zaczęciem następnej. Etap składa się z zadań.
  • Zadania mogą być wykonywane równolegle.
  • Zadania mogą zostać podzielone na podzadania.
• Elementy Struktury Podziału Pracy a efekty pracy:

  • Etap – efekt jest widoczny dla klienta,

  • Zadanie – efekt jest widoczny dla kierownika,

  • Podzadanie – efekt jest widoczny dla programisty.

    

    Struktura Podziału Pracy, źródło: http://pm2pm.pl/slownik-project-managera-wbs/

Zasada 8 - 80

Wykonanie najmniejszej jednostki harmonogramu powinno zajmować między 8 a 80 godzin.

3. Tworzenie harmonogramu w programie MS-Project

3.1. Ustawienie daty początku projektu

Ustawienie daty początku projektu

3.2. Stworzenie Struktury Podziału Pracy

W nomenklaturze MS Project wyróżniamy:

• zadania sumaryczne (odpowiednik Etapu),
• zadania,
• podzadania.

Wskazówka

Ustawiaj hierarchię zadań poprzez tworzenie wcięć w zadaniach podrzędnych.

Stworzenie SPP

3.3. Ustawienie trybów zadań

• Tryb ręczny (oznaczony przez pineskę) stosujemy dla zadania, gdy chcemy mieć pełną kontrolę nad jego czasem trwania.
• Tryb automatyczny wykonuje ważną jednak pracę wspomagającą - przesuwa na osi czasu zadania, które są od siebie zależne.

Stosowanie trybu automatycznego oznacza, że brana jest pod uwagę wskazówka: "Bierz pod uwagę ograniczenia czasowe".

Ustawianie trybów zadań

3.4. Określenie punktów kontrolnych

Punkt kontrolny

Punkt kontrolny (ang. milestone) – punkt na osi czasu, który podsumowuje określony zestaw zadań, bądź daną fazę projektu.

• Może to być: podpisanie dokumentu, otrzymanie wyniku, ważne spotkanie, zatwierdzenie pracy itp.
• Zazwyczaj osiągnięcie punktu kontrolnego wiąże się z dalszymi decyzjami odnośnie rozwoju projektu.
• Punkt kontrolny ma zerowy czas trwania.
• Pojęcie punktu kontrolnego zastąpiło pojęcie kamienia milowego.

Ustawianie punktu kontrolnego

Oznaczenie punktu kontrolnego w MS-Project

3.5. Określenie tygodniowego kalendarza czasu pracy dla zespołu

Tygodniowy plan pracy dla zespołu obowiązuje tych członków zespołu, dla których nie określono planu indywidualnego.

Ustawianie czasu pracy dla zespołu - przycisk

Ustawianie czasu pracy dla zespołu - kalendarz

3.6. Modyfikacja diagramu Gantta

Diagram Gantta

Diagram Gantta to graficzny sposób reprezentacji harmonogramu, w którym uwzględnia się podział projektu na poszczególne zadania, oraz rozplanowanie ich w czasie.

Przykładowy diagram Gantta, źródło: https://kierownikprojektu.com/2020/06/11/16-zalet-wykresu-gantta/

Zalety wykresu Gantta

• przedstawia następstwo zdarzeń,
• uwzględnia zadania wykonywane równolegle,
• dobrze sprawdza się dla niewielkich projektów.

Wady wykresu Gantta

• nie zawiera szczegółowych opisów zadań,
• wymusza podanie konkretnych dat.

Diagram Gantta w MS-Project

Diagram Gantta tworzony jest częściowo manualne, a częściowo automatycznie.

• Czas trwania zadania można wpisać ręcznie w kolumnie czas trwania (w godzinach, dniach).
• W czasie trwania zadania uwzględniane są tylko dni robocze – zgodnie z kalendarzem.
• Jeśli wpiszemy czasy rozpoczęcia i zakończenia, to czas trwania oblicza się sam. Analogicznie sam oblicza się koniec zadania o znanym rozpoczęciu i czasie trwania.
• Dni wolne od pracy są zaznaczone kolorem szarym.

3.7. Ustawienie zależności między zadaniami

Zależności między zadaniami

Zadanie B jest zależne od A, gdy zmiana terminu wykonania A wpływa na termin wykonania B. Zadanie A nazywamy poprzednikiem, a B – następnikiem .

Typy zależności

• Zadania typu ZR (zakończenie-rozpoczęcie). Następnik (B) może się rozpocząć dopiero po zakończeniu poprzednika (A).
• Zadania typu RR (rozpoczęcie-rozpoczęcie). Następnik (B) może się rozpocząć dopiero po rozpoczęciu poprzednika(A).
• Zadania typu ZZ (zakończenie-zakończenie). Następnik (B) może się zakończyć dopiero po zakończeniu poprzednika (A).
• Zadania typu RZ (rozpoczęcie-zakończenie). Następnik (B) może się zakończyć dopiero po rozpoczęciu poprzednika (A).

Ustawianie zależności między zadaniami w MS-Project

• Aby określić zadania zależne, należy zaznaczyć dwa zadania i połączyć je (ikoną węzła).
• Aby zmienić typ zależności między zadaniami, należy kliknąć na strzałeczkę łączącą zadania na wykresie Gantta.

Ustawianie zależności między zadaniami

3.8. Ustawienie odstępów między zadaniami

Pomiędzy zadaniami zależnymi można ustawić odstęp czasowy (tzw. zwłokę). Pełni on rolę bufora – aby zapewnić zakończenie zadania przed rozpoczęciem następnego.

Ustawianie odstępów czasowych

3.9 Określenie zasobów w projekcie

Zasoby

Zasoby (ang. resources) – wszystko, co jest potrzebne do wykonania projektu, a czego brak spowodowałby niewykonanie planu. W MS-Project wyróżniamy następujące typy zasobów:

• Praca (ludzie lub komputery),
• Materiał (np. energia),
• Koszt (np. koszt podróży).

Zdefiniowanie zasobów w MS-Project

Prawidłowe określenie wszystkich zasobów niezbędnych w projekcie umożliwia prawidłowe oszacowanie kosztów projektu.

Definiowanie zasobów - arkusz zasobów

Definiowanie zasobów - dane zasobów

10. Ustawienie tygodniowego kalendarza czasu pracy dla poszczególnych osób (zasobów)

W programie MS-Project możliwe jest zindywidualizowanie czasu pracy każdej osoby - lub ogólniej - dowolnego zasobu.

Wykres Gantta reprezentujący harmonogram pracy dostosowuje się do czasu pracy zasobów. Na przykład wykonanie zadania szacowanego na 16 godzin przez osobę, która pracuje 8 godzin w tygodniu, będzie zajmowało dwa tygodnie w harmonogramie.

Ustawianie indywidualnego czasu pracy - wybranie zasobu

Ustawianie indywidualnego czasu pracy - zmiana tygodniowego planu pracy

11. Przydzielenie zasobów do zadań

Do kazego zadania powinny być przydzielone zasoby niezbędne do jego wykonania (w tym zasoby ludzkie).

• Można przydzielić całość lub część zasobu do danego zadania (np. 50%). Będzie to oznaczało, że zasób jest zaangażowany w to zadanie tylko w określonym procencie swojego czasu.

• Do jednego zadania można przydzielić kilka zasobów (np. osób).

• Zasób (np. osoba) może być jednocześnie przypisany do kilku zadań.

  
  
  

Przydzielanie zasobów do zadań

12. Sprawdzenie poprawności alokacji zasobów

• Skoro zasób może być jednocześnie przypisany do kilku zadań, to można popełnić błąd, nadmiernie przeciążając zasób, tak że musiałby pracować więcej niż to wynika z jego kalendarza.

• Obciążenie zasobów można sprawdzić następująco:

Sprawdzenie przeciążenia zasobów

Zasoby z nadmierną alokacją pracy (zasoby przeciążone) - przykład

13. Wyeliminowanie przeciążeń zasobów

Nadmierną alokację (przeciążenie) zasobów należy eliminować. Można to zrobić na dwa sposoby:

• manualne odciążanie zasobów,

• automatyczne bilansowanie zasobów.

  Manualne odciążanie zasobów może polegać na zmniejszeniu zaangażowania danego zasobu w zadanie:

Zmniejszenie zaangażowania zasobu w zadanie

Automatyczne bilansowanie zasobu wykonywane jest przez MS-Porject na żądanie użytkownika.

Automatyczne bilansowanie zasobów

Efekt bilansowania może spowodować przesunięcie pracy w czasie, a co za tym idzie, opóźnienie realizacji projektu:

Obciążenie zasobu przez bilansowaniem

Obciążenie zasobu po bilansowaniu

14. Analiza ścieżki krytycznej

Zadania leżące na ścieżce krytycznej nazywne są zadaniami krytycznymi.

Ścieżka krytyczna - przykład

W wyniku analizy ścieżki krytycznej można przykładowo:

• zmienić zależności między zadaniami na ścieżce krytycznej (może to przyspieszyć realizację planu)
• zwiększyć zapasy czasu dla zadań krytycznych (zwiększając bezpieczeństwo kosztem czasu)

15. Generowanie raportów

MS-Project umożliwia generowanie różnego typu raportów. Umożliwiają one m.in:

• obliczenie kosztów projektu,

• wyznaczenie, jaki procent planu jest wykonany,

• obliczenie zaangażowania poszczególnych osób w projekt,

  
  
  

  

  Przykład raportu całościowego

Przykład raportu zasobów

Przykład raportu kosztów

16. Poprawianie harmonogramu (czyli co robić, gdy harmonogram się „nie spina”)

Następujące działania mogą pomóc w poprawieniu harmonogramu

Metody poprawiania harmonogramu

Wnioski

• Zarządzanie projektem jest procesem zindywidualizowanym
• Gdyby tak nie było, to MS Project składałby się tylko z jednego przycisku