aitech-pbr-rjawor/materiały na PPB (wykład)/04_metodologia_Prince2.ipynb

Przygotowanie do projektu badawczo-rozwojowego

4. Metodologia Prince2[wykład]

Krzysztof Jassem (2021)

Metodologia Prince2 - wyjaśnienie pojęcia

Prince2 (PRojects IN Controlled Environments) to metoda zarządzania _projektami niezależna od zmiennych projektu, takich jak:

• środowisko,
• skala,
• typ,
• organizacja,
• kultura,
• położenie geograficzne.

1. Pojęcie projektu

Projekt

Projekt to organizacja założona:

na określony czas

w celu dostarczenia rozwiązania

dla określonej potrzeby biznesowej.

Przykład projektu

Potrzeba biznesowa: Oszczędzenie 70% czasu biura obsługi klienta.

Rozwiązanie: System automatycznego obiegu dokumentów.

Czas: 6 miesięcy

Projekt: Zespół ludzi wydelegowanych na 6 miesięcy dla dostarczenia systemu automatycznego obiegu dokumentów w celu zaoszczędzenia 70% czasu biura obsługi klienta.

Cechy charakterystyczne projektu

Projekt jest przeciwieństwiem pojęcia "business as usual" (działanie rutynowe). Projekt od rutyny odróżniają następujące cechy:

• Zmiana - projekt to środek do przeprowadzenia zmiany.
• Tymczasowość - projekt ma swoją datę początku i końca.
• Wielofukcyjność - przy projektach zaangażowani są ludzie o różnych kompetencjach.
• Wyjątkowość - każdy projekt jest wyjątkowy (nawet jak jest jakiś wzorzec projektu, to każdy projekt się czymś wyróżnia: albo zespołem, albo klientem, albo położeniem geograficznym, itp.
• Niepewność - projekty ze swojej natury są ryzykowne, bo mają wprowadzić zmianę.

Zarządzanie projektem

Zarządzanie projektem to:

• planowanie zadań,
• delegowanie ludzi do zadań,
• monitorowanie wykonywania zadań,
• kontrolowanie aby:
• osiągnąć cel projektu,
• w wyznaczonym czasie,
• przy zachowaniu przeznaczonych kosztów.

Aspekty kontroli w zarządzaniu projektem

Projekt należy kontrolować pod następującymi aspektami:

• koszty (czy przestrzegamy kosztów projektu?),
• czas (kiedy skończymy?),
• jakość (czy produkt spełnia oczekiwania jakościowe?),
• zakres (czy zakres działania projektu będzie pokrywa się z oczekiwaniami?),
• korzyści dla klienta (czy użytkownik naszego produktu uzyskuje planowaną korzyść?),
• ryzyko (jakie jest ryzyko niepowodzenia lub niepożądanych skutków projektu i czy potrafimy to ryzyko zminimalizować?).

2. Przegląd metodologii zarządzania projektem

(por. https://startnearshoring.com/knowledge/it-project-management-a-quick-guide-to-tools-and-methodologies/)

2.1. Metodologie tradycyjne

Metodologie tradycyjne charakteryzują się działaniem "krok po kroku". Kładą nacisk na:

• skrupulatne zbieranie wymagań,

• dokładną analizęm

• istotność dokumentacji.

  Sprawdzają się w projektach z dobrze określonymi wymaganiami już od początku.

Produkt ma być realizowany i dostarczony zgodnie z określonym planem. W planowaniu nie analizuje się szczegółowo, w jaki sposób produkt ma być wykonany.

Waterfall (model kaskadowy) (wg Wikipedia)

Model polega on na wykonywaniu podstawowych czynności jako odrębnych faz projektowych, kolejno po sobie. Jeśli któraś z faz nie powodzi się, to następuje nawrót do poprzedniej fazy. Każda czynność to schodek (kaskady):

• Planowanie systemu (w tym specyfikacja wymagań).
• Analiza systemu (w tym analiza wymagań i studium wykonalności).
• Projekt systemu (poszczególnych struktur itp.).
• Implementacja (wytworzenie kodu).
• Testowanie (poszczególnych elementów systemu oraz elementów połączonych w całość).
• Wdrożenie i pielęgnacja powstałego systemu.

Model kaskadowy sprawdza się dla małych, krótkich projektów z ustalonymi wymaganiami, które nie mogą zmienić się w trakcie realizacji projektu.

Plusy modelu kaskadowego

1. Projekty są dobrze określone, a zatem łatwe w zarządzaniu.
2. Przebieg projektu opisany jest liniowo (sekwencyjnie), przez co łatwiej go zrozumieć.

Minusy modelu kaskadowego

1. Dokonanie wszelkich zmian w projekcie jest kosztowne.
2. Jakikolwiek namacalny efekt działań jest widoczny dopiero po dłuższym czasie.

Prince2

W metodyce Prince2 projekt dzielony jest na etapy. Po każdym etapie następuje uszczegółowienie planu najbliższych etapów.

W Prince2 nacisk kładzie się na osiągnięcie założonych produktów biznesowych.

Struktura organizacyjna jest precyzyjnie określona - każdy członek teamu ma przypisaną rolę.

Ważną rolę odgrywają procedury raportowania.

Plusy modelu Prince2

1. Podział projektu na etapy ułatwia kontrolę nad projektem (sprawdzamy, czy na końcu etapu mamy planowany rezultat).
2. Dobrze dokumentuje przebieg projektu.

Minusy modelu Prince2

1. Każda zmiana wymaga "łańcucha akceptacji" i wymusza zmiany w dokumentacji.
2. Tworzenie obszernej dokumentacji jest pracochłonne.

PMBOK (Project Management Body of Knowledge)

Projekt ma swój cykl życia, który składa się z ciągu etapów lub faz od inicjacji do zamknięcia.

W cyklu życia projektu odbywają się różnego rodzaju procesy, które na siebie oddziaływują.

Wyróżnia się nawet 49 różnych rodzajów procesów, podzielonych na grupy:

• procesy rozpoczęcia (inicjowania) - zdefiniowanie nowego projektu (lub nowej fazy w istniejącym projekcie),
• procesy planowania - określenie zakresu i celu projektu, zdefiniowanie akcji prowadzących do realizacji celu,
• procesy realizacji - realizacja wymagań projektowych,
• procesy monitorowania i kontroli - śledzenie, przeglądanie postępu oraz wydajności prac projektowych; ewentualnie inicjacja zmian w planie,
• procesy zakończenia (zamknięcia) - formalne zakończenie projektu.

Procesy połączone są ze sobą wkładami i rezultatami. Rezultaty z jednego procesu mogą być wkładem do następnych.

PMBOX oferuje wiele różnych procesów do wyboru. Zadaniem menadżera projektu jest wybór procesów odpowiednich do projektu.

Plusy modelu PMBOK

1. Podczas trwania projektu można dodawać nowe narzędzia i techniki działania (ze względu na różnorodność dostępnych procesów).
2. Kierownik projektu ma dostęp do pełnej informacji o zachodzących procesach.

Minusy modelu PMBOK

1. Mała elastyczność
2. Centralizacja władzy

2.2. Metodologie zwinne

Metodologie zwinne przeciwstawiają się metodologiom tradycyjnym w czterech płaszczyznach:

• Inteakcje między ludźmi podczas pracy są ważniejsze niż procesy i narzędzia.
• Działające oprogramowanie (choćby prototyp) jest ważniejsze niż rozbudowana dokumentacja.
• Współpraca z klientem / uzytkownikiem podczas pracy jest ważniejsza niż negocjowanie umowy.
• Reakcja na zmiany jest ważniejsza niż stosowanie się do planu.

Scrum (pol. młyn)

Scrum jest metodologią, w której kluczowym elementem jest sprint - faza, która kończy się działającym prototypem. Po każdym sprincie następuje planowanie działań w kolejnym sprincie - biorące pod uwagę dotychczasowe doświadczenia.

Plusy modelu Scrum

1. Szybkie dostarczanie działającego systemu - również w wersji końcowej (na rynek).
2. Elastyczne dostosowywanie się do zmieniających się potrzeb biznesowych.

Minusy modelu Scrum

1. Wymagana jest współpraca ze strony klienta (użytkownika) - a o to niełatwo!
2. Konieczne jest zaangażowanie i zrozumienie koncepcji ze strony całego zespołu wykonawców.

Kanban

Nazwa pochodzi z języka japońskiego (kan: widoczny ban: kartka papieru).
Kanban jest metodologią, w której kluczowym elementem jest wizualizacja przebiegu projektu - najczęściej za pomocą tablicy, na której przesuwane są zadania wraz z postępem ich wykonania (od początku do zakończenia).

Plusy modelu Kanban

1. Motywujący wpływ na pracę zespołową.
2. Wysoka wydajność poprzez zapobieganie zatorom w pracy.

Minusy modelu Kanban

1. Wysoko wskazane jest doświadczenie przynajmniej jednego członka zespołu.
2. Istotne dla sukcesu jest ustawienie zadań w odpowiedniej kolejności.

3. Metodologia Prince2

3.1. Pryncypia w Prince2

Pryncypia Prince2 to nakazy wynikające z najlepszych praktyk zarządzania projektami.

1.Ciągła zasadność biznesowa

• Musi istnieć jakiś biznesowy (przeliczalny na pieniądze) powód do rozpoczęcia projektu.
• Uzasadnienie biznesowe musi mieć miejsce podczas całego projektu - trzeba to cały czas sprawdzać.

2. Korzystanie z doświadczeń

• Podczas wykonywania projektu należy wyciągać wnioski - uczyć się lekcji.
• Lekcje te powinny być zapisywane.

3. Określone role i obowiązki

W projekcie wykonawcy mają określone role i określone zakresy odpowiedzialności. Dotyczy to również przedstawicieli klienta.

4. Zarządzanie etapami

Projekt jest planowany i monitorowany etap po etapie.

5. Zarządzanie tolerancją

Jeśli przebieg projektu mieści się w granicach tolerancji (czas, pieniądze itp.), to nie ma potrzeby alarmować przełożonych. W przypadku wyjątku (wyjście poza granicę tolerancji), trzeba powiadomić przełożonych.

6. Koncentracja na produktach

Najważniejsza w projekcie jest jakość dostarczanych produktów.

7. Dostosowywanie do warunków

Metodyka zarządzania powinna być dostosowana do specyfiki projektu: środowisko, złożoność, zespół, ryzyko itp.

3.2. Motywy przewodnie (tematy) Prince2

Motyw przewodni to aspekt zarządzania.

(Na przykład jedna osoba może zarządzać tylko jednym (lub kilkoma) aspektem zarządzania.)

1. Potrzeba biznesowa

W zarządzaniu trzeba cały czas wyjaśniać zespołowi, jaka jest potrzeba biznesowa projektu - skąd projekt się wziął i dlaczego warto go kontynuować.

2. Organizacja

Trzeba precyzyjnie przydzielić role w zespole oraz odpowiedzialności.

3. Jakość

Trzeba mieć jasno określone aspekty jakości, które ma spełniać tworzony produkt.

4. Plany

Zespół projektowy powinien znać plan całego przedsięwzięcia - co i kiedy się wydarzy.

5. Ryzyko

Trzeba wiedzieć, jak sobie radzić ze zdarzeniami, które nie są pewne - mieć przygotowany "plan B" na wszelkie okoliczności.

Ryzyko

Ryzyko to niepewne wydarzenie, które w przypadku zajścia będzie miało wpływ na osiągnięcie założeń projektu.
Wartość ryzyka można wyznaczyć mnożąc prawdopodobieństwo zajścia zdarzenia przez wielkość jego wpływu na projekt.

6. Zmiana

Niezbędna jest świadomość tego, jak decyzja o jakiejkolwiek zmianie wpłynie na plany i produkt.

7. Postępy

Trzeba stale monitorować wykonywanie projektu i na bieżąco decydować, czy i jak się powinno kontynuować.

3.3. Procesy Prince2

Proces to zestaw aktywności, mających na celu zrelizowanie pewnego określonego celu.

1. Przygotowanie projektu

CEL: Zapewnienie, że:

• projekt ma sens biznesowy i jest na niego pozwolenie,
• znany jest zakres projektu,
• wyznaczono osoby do roli zarządczych,
• zaplanowano prace do inicjacji projektu,
• odrzucono nierozsądne pomysły.

2. Zarządzanie strategiczne projektem

CEL: Zapewnienie, że:

• są osoby odpowiedzialne za inicjację projektu, dostarczanie produktów i zakończenie projektu,
• przedstawiciel klineta ma dostęp do informacji o postępach projektu,
• plany dotyczące wykorzystania produktu po zakończeniu projektu są cały czas aktualne.

3. Inicjowanie projektu

CEL: Oszacowanie następujących cech projektu:

• czas wykonania,
• koszt wykonania,
• oczekiwana jakość,
• zakres,
• ryzyko,
• korzyści.

4. Sterowanie etapem

CEL: zapewnienie, że dla danego etapu:

• przydzielono wykonawców do wszystkich zadań,
• praca jest monitorowana,
• problemy są zgłaszane,
• każdy etap jest udokumentowany raportem.

5. Zarządzanie wytwarzaniem produktu

CEL: zapewnienie, że

• jest pełne zrozumienie, jakie są wymagania na przyjęcie produktu,
• dostarczony produktu mieści się w granicach przyjętej tolerancji.

6. Zarządzanie punktami granicznymi między etapami

CEL: dostarczenie przełożonym wystarczającej informacji, by można określić:

• czy etap zakończył się sukcesem,
• czy (i ewentualnie jak) należy zmodyfikować kolejny etap,
• czy (i ewentualnie jak) należy zmodyfikować cały plan,
• potwierdzić, czy istnieje potrzeba biznesowa na kontynuowanie planu i czy można zaakceptować ryzyko.

7. Zamykanie projektu

CEL: Określenie momnetu w czasie, kiedy projekt jest zaakceptowany, czyli:

• sprawdzono, że produkty są zaakceptowane przez ich użytkowników,
• zweryfikowano, że działanie produktów jest zgodne z założeniami,
• określono uzyskane i przyszły korzyści z wyników projektu,
• zdefiniowano ryzyka i niepewności, któe mogą powstać po zakońceniu projektu.

3.4. Grupy interesariuszy

W projekcie zgodnym z PRINCE2 powinny być zawsze reprezentowane trzy główne grupy interesariuszy:

• Biznes,
• Użytkownicy,
• Dostawcy.

Strona reprezentująca Biznes

„Czy projekt jest ciągle wart realizacji?”.

W Komitecie Sterującym biznes reprezentowany jest przez Przewodniczącego.

Strona reprezentująca Użytkowników

Użytkownicy odnoszą korzyści dzięki eksploatacji wytworzonych w projekcie produktów. Mogą też tymi produktami się posługiwać oraz je serwisować i utrzymywać.

W celu zapewnienia, że w projekcie powstaną właściwe produkty o uzgodnionej jakości, użytkownicy muszą być reprezentowani w Komitecie Sterującym. Reprezentację tę powierza się roli Głównego Użytkownika.

Strona reprezentująca dostawców

Dostawca zapewnia zasoby i umiejętności niezbędne do wytworzenia produktów, np. firma IT.

Interesy dostawców są reprezentowane w Komitecie Sterującym przez rolę Głównego Dostawcy.

3.5. Role w Prince2

Rola to funkcja w projekcie, do której przypisane są obowiązki i odpowiedzialności.
Role są powierzane konkretnym osobom. W niewielkim projekcie jedna osoba może pełnić kilka ról.

• Komitet Sterujący (ang. Project Board), a w nim:
• Przewodniczący (Executive),
• Główny Użytkownik (Senior User),
• Główny Dostawca (Senior Supplier).

• Kierownik Projektu (Project Manager) - odpowiedzialny za operacyjne (codzienne) zarządzanie projektem.

Jego podstawowym obowiązkiem jest dbanie o to, aby projekt wytwarzał wymagane produkty przy założonych celach, którymi są:

• czas,
• koszt,
• jakość,
• zakres,
• ryzyko,
• korzyści.

• Kierownik Zespołu (Team Manager) - odpowiedzialny za dostarczanie określonego produktu o zdefiniowanej jakości w ramach uzgodnionego kosztu i czasu.

Rola Kierownika Zespołu jest opcjonalna i ma zazwyczaj zastosowanie w dużych projektach.

• Nadzór Projektu (Project Assurance) - drugie źródło informacji dla Komitetu Sterującego (przydatne w sytuacji, gdy Kierownik Projektu nie chce ujawniać problemów).

• Wsparcie Projektu (Project Support) - wsparcie administracyjne oraz wsparcie w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem Obsługa Zmian.

• Obsługa Zmian - osoba lub zespół delegowany do oceny żądań zmian lub odstępstw - z reguły są to zmiany poważniejsze niż te, które są w gestii Kierownika Projektu, a za mało istotne, by zawracać głowę Komitetowi Sterującemu.

Podsumowanie

• Metodologie zarządzania projektami można podzielić na:
  • tradycyjne (sekwencyjne)
  • zwinne (adaptacyjne, iteracyjne)
• Prince2 zaliczana jest do metodologii sekwencyjnych.
• Metodologia Prince2 jest bardzo często stosowana w projektach badawczo-rozwojowych finansowanych przez instytucje, gdyż oczekują one:
  • wymiernych produktów,
  • ciągłego raportowania,
  • umiejętności zarządzania ryzykiem.
• W rzeczywistych projektach stosuje się najczęściej kompilację przeróżnych metodologii.